Koronavirüs salgını nedeniyle, Microsoft 30’dan fazla dahili ve harici etkinliği çevrimiçi olarak aktardı. 4 binden fazla kişinin katıldığı ortakların bir toplantısı da dahil olmak üzere neredeyse yarısı zaten gerçekleşti. Bu deneyim neden makalemizde anlatacağımız Microsoft etkinliklerinin organizatörü Bob Bejai’yi öğretti.

1. Sinematik düşünün, teatral değil

İnsanlar bir şeyler öğrenmek, ağ oluşturmak ve bir şeyler keşfetmek için – ister gerçek ister sanal olsun – olaylara gelirler. Bu değişmeyecek. Ancak bu süreçleri dijital ortamda uygulamak için birkaç stratejik değişiklik gerekmektedir.

Üretimle başlarlar. Kişisel varlığı olan olaylar doğada daha teatral ve sanal olanlar sinematik bir yaklaşım gerektirir. Gerçek bir konferansı sohbete aktaramazsınız.

Çevrimiçi etkinlikleri düzenlerken “bölümleri” düşünmeniz gerekir. Seyirci, konuşmacıya yönelik bir kameradan saatlik video akışından memnun olmayacak. Bunun yerine, saati segmentlere ayırın. Görüş açısını değiştirmek için birden fazla kamera ve plan kullanın. Oturduğunuz insanlar birbirinden 6 fit uzakta olsalar bile, sıradan bir sohbet oluşturabilirsiniz.

2. Ölçeği, amaçları ve teknik yetenekleri değerlendirin

Sanal bir etkinlik planlarken, kitlenin ihtiyaçlarını en iyi şekilde nasıl karşılayacağınızı anlamak önemlidir. Ölçek sadece teknik yetenekler açısından değil, içerik açısından da önemlidir. Bir seferde 10.000 kişi için bir etkinlik düzenlemek mantıklı olmayabilir, ancak konferansı küçük gruplar için çeşitli tematik oturumlara bölmek daha iyidir. Kitlenizin tek bir oturum için ayarlandığını düşünüyorsanız, videoyu kendileri için uygun bir zamanda izleyebilmeleri için kayıt yapıp yapamayacağınızı düşünün.
Etkinliğin katılımcılarının kendinden emin ve güvenli hissetmeleri önemlidir: dijital alanda geçerli olmaya devam eder. İletişimi canlı tutmak ve gerçek olayın ruhunu korumak için sanal bir sahne yaratmanız, yani ihtiyaçlarınızı karşılayan teknolojileri ve araçları seçmeniz gerekir.

İster mini bir grupta isterse tüm çalışanların büyük ölçekli bir toplantısında eğitim alıyor olun, hangi içeriği sağladığınız ve etkinliğin düzenlenme şeklini neden etkileyeceğiyle ilgili stratejik düşünceler.

3. Hoparlörlerin çevrimiçi formata uyum sağlamasına izin verin

Konuşmacıların sunumlarını, tıpkı prodüksiyon stratejilerini ayarlamanız gerektiği gibi sahne için değil, kameralar için uyarlamaları gerekir. Burada pratik yapmak gerekiyor. Birçok deneyimli konuşmacı tiyatroya daha yakın: sahnedeyken odayı kendileriyle doldurmayı öğrendiler.

Ama şimdi alışkanlıklarını değiştirmek ve bir bilgisayar ekranını nasıl dolduracaklarını öğrenmek zorundalar. Arka plan PowerPoint sunumu ve kalabalık yok, bu yüzden tonu düşürmeli ve başka bir dalgaya ayarlamalısınız. Doğrudan kamera üzerinden izleyici ile nasıl ilginç bir konuşma yapacağınızı anlamalısınız – bu, şu anda gece talk showlarının ev sahiplerini bile öğrenmeye çalışan bir derstir.

4. iletişim sağlamak

Sanal bir konferansta iletişimi düzenlemenin birçok yolu vardır ve yine bu süreci önceden planlamak daha iyidir. Örneğin, topluluklarınızda potansiyel katılımcıları olan sosyal ağlarda gelecekteki bir etkinliği tartışmaya başlayın. Bu bir diyalog kuracak ve insanlara soru sorma ve soru sorma konusunda ilham verecek ve konuşmacıların dinleyicilerin ruh halini anlamalarına yardımcı olacaktır. Dahili etkinliklere gelince, çalışan grupları etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında iletişim kurmak için ideal bir yerdir.

Her durumda, moderatörler konuşmanın oluşturulmasında önemli bir rol oynamaktadır. Sadece sohbeti izlememeli, aynı zamanda konuşmacılarla birlikte çalışmalı ve canlı iletişim geliştirmelidirler. Örneğin, 45 dakikalık bir performans ve 15 dakikalık bir Soru-Cevap oturumu yerine, izleyiciden gerçek zamanlı olarak soru sormasını isteyebilirsiniz.

5. Küresel kitleye odaklanın

Sanal olaylar coğrafi engelleri yıkıyor. Etkinliğinizi saat dilimlerine bölün, böylece katılımcılar nerede olursa olsun canlı yayını görebilirler. Microsoft Teams gibi video platformları, altyazı oluşturmanıza ve konuşmacıların raporlarını çevirmenize olanak tanır, böylece görüntüleyenler bilgileri kendi dillerinde algılayabilir.

Etkinliğin nasıl kaydedileceğini düşünün. Microsoft bunları insanların daha sonra izleyebilmesi için Stream ve Yammer’da yayınlar.

6. İzleyicinin yolunu hatırlayın

Çevrimdışı etkinliklerin ziyaretçisi en az üç aşamadan geçer: onunla iletişim, kendi ziyareti ve özetleme. Aynı şey çevrimiçi etkinliklerde de olur, ancak başka etkileşim yöntemleri gerektirirler.

Örneğin, sanal bir ortam kendi kendine çalışma için çok uygundur. Katılımcılara etkinlikten önce ve sonrasında – ek çevrimiçi kurslar veya sertifika alma fırsatı sunmak için “ödev” verilebilir.

7. Başarı oranlarını uyarlar

Sanal olayların başarı oranlarını değiştirmek de aynı derecede önemlidir. Standart çevrimdışı metrikler ile gecikme, görünümler ve indirmeler gibi dijital performans metriklerinin bir kombinasyonunu kullanın. Geri bildirim de önemli bir rol oynamaktadır.

Örneğin, bu yıl Mart ayında sanal bir iş ortağı toplantısında 4.000’den fazla katılımcıyı ağırlamak için Microsoft konferansı 810 oturuma ayırdı. Boyutları değişkendi: 20 kişilik küçük oturumlardan kokteyller ve sosyalleşme dahil olmak üzere tüm katılımcılar için büyük oturumlara.

8. Gelişim yolunda ilerleyin

Gelecek öngörülemez olsa da, büyük çevrimdışı konferanslara olan talebin yakında önceki seviyelere dönmesi olası değildir. Etkinlik organizatörleri, yapımcıları ve pazarlamacıları kitleleriyle etkileşime geçmek için yeni yollar bulmalıdır.

Planlamadan prodüksiyona ve şovlara kadar çevrimdışı ve çevrimiçi etkinliklerin organizasyonundaki tüm farklılıkları anlamanız gerekir.

İnsan düzeyinde, yaşayan, kişisel bir bağlantının değeri kalacaktır. Yeni gerçekliğimiz, insanlarla nasıl ve neden etkileşime girdiğimizi görme fırsatı. Bu hem şirketler hem de izleyicileri için iyidir.